У головних територіальних управліннях юстиції в областях та у Києві стартує пілотний проект - розгляд звернень і особистий прийом громадян посадовими особами в режимі відеоконференц-зв’язку. Це передбачено наказом Міністерства юстиції України від 10 лютого 2016 року № 365/5.Згідно з нововведеннями особи, які бажають записатися на особистий прийом або подати звернення у режимі відеоконференц-зв’язку, мають пройти відповідну реєстрацію на веб-порталі.
Після заповнення відвідувачем реєстраційної форми та завершення реєстрації засобами веб-порталу надається можливість отримання електронних сервісів щодо прийому громадян та розгляду їхніх звернень посадовими особами в режимі відеоконференц-зв’язку. На веб-порталі розміщуються актуальні графіки особистого прийому громадян із зазначенням посадових осіб відповідного органу, які здійснюють прийом відвідувачів, дати, часу прийому в режимі відеоконференц-зв’язку, а також тривалості сеансу. Тривалість сеансу відеоконференц-зв’язку для одного заявника не може перевищувати 30 хвилин, кожний із сеансів триває рівну кількість хвилин, яка зазначається у графіку особистого прийому громадян при обранні дати та часу сеансу.
Запис на особистий прийом та розгляд звернень у режимі відеоконференц-зв’язку здійснюється зареєстрованими та авторизованими відвідувачами шляхом подання заявки на сеанс відеоконференц-зв’язку в межах графіка особистого прийому відповідної посадової особи та встановленого часу.
У разі якщо бажані дата та час вже обрані іншим відвідувачем, засобами веб-порталу відвідувачу пропонується обрати інші вільні дату та час сеансу відеоконференц-зв’язку з відповідною посадовою особою.
Після надсилання заявки на сеанс відеоконференц-зв’язку протягом одного робочого дня відвідувачу надходить повідомлення про підтвердження прийняття заявки до попереднього розгляду. Кожна заявка має унікальний реєстраційний номер, який є незмінним.
У разі якщо заявка про проведення прийому в обрані відвідувачем дату та час підтверджена, протягом одного дня відвідувачу надсилаються підтвердження часу прийому, логін і пароль для з’єднання та посилання для завантаження клієнтського програмного забезпечення відеоконференц-зв’язку, інструкція з його використання.
Подавати заявку на особистий прийом у режимі відеоконференц-зв’язку необхідно за сім календарних днів до дати прийому посадової особи відповідно до графіка.